Evaluasi Diri Sebagai Upaya Pengembangan dan Perbaikan Institusi Secara Berkelanjutan

Setiap kali kita akan mempersiapkan proses akreditasi/reakreditasi, salah satu dokumen yang perlu disusun adalah dokumen evaluasi diri. Dalam konteks proses akreditasi/reakreditasi upaya yang dilakukan oleh prodi umumnya lebih difokuskan kepada pengumpulan data dan pengisian borang akreditasi baru kemudian disusun dokumen evaluasi diri. Setelah proses visitasi akreditasi selesai dokumen evaluasi diri jarang/tidak pernah dibuka kembali untuk dijadikan dasar pengembangan dan pengembangan prodi secara berkelanjutan. Baru setelah menjelang proses reakreditasi berikutnya siklus kehebohan di atas akan terulang lagi. Sehingga bagi banyak pihak satu-satunya kegunaan dokumen evaluasi diri adalah hanya untuk dinilai oleh asesor saat visitasi. Padahal evaluasi diri bagi program studi dan perguruan tinggi semestinya dilakukan secara berkala, bukan hanya dilakukan pada saat-saat khusus tertentu untuk memenuhi persyaratan yang diminta pihak eksternal saat melaksanakan suatu proses, seperti proses reakreditasi ataupun pengajuan proposal hibah (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, 2010).

Berikut adalah makna evaluasi dan evaluasi diri menurut BAN-PT (2010).

"Evaluasi, secara umum merupakan suatu proses pengumpulan serta pemrosesan data dan informasi yang akan digunakan sebagai dasar pengambilkan keputusan, pengelolaan dan pengembangan program studi/perguruan tinggi."

"Evaluasi diri merupakan upaya program studi/perguruan tinggi untuk mengetahui gambaran mengenai kinerja dan keadaan dirinya melalui pengkajian dan analisis yang dilakukan oleh program studi/perguruan tinggi sendiri berkenaan dengan kekuatan, kelemahan, peluang, tantangan, kendala, bahkan ancaman. Pengkajian dan analisis itu dapat dilaksanakan dengan memanfaatkan pakar sejawat dari luar program studi/perguruan tinggi, sehingga evaluasi-diri dapat dilaksanakan secara objektif."

Apa tujuan dari evaluasi diri? Ternyata selain untuk mempersiapkan proses akreditasi/reakreditasi BAN-PT proses evaluasi diri dapat memiliki beberapa tujuan lain (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, 2010), seperti :

  1. pemutakhirkan pangkalan data program studi/perguruan tinggi dalam bentuk profil yang komprehensif
  2. penyusunan/peninjauan kurikulum
  3. perencanaan, strategi pengembangan dan perbaikan program studi/perguruan tinggi secara berkelanjutan
  4. penjaminan mutu internal program studi/perguruan tinggi
  5. pempersiapan evaluasi eksternal selain proses akreditasi/reakreditasi BAN-PT, seperti proses akreditasi lembaga akreditasi/sertifikasi/validasi internasional ataupun proses pengajuan hibah

Proses dan hasil dari evaluasi diri dapat dimanfaatkan oleh program studi/perguruan tinggi untuk hal-hal berikut (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, 2010):

  1. identifikasi masalah serta ketercapaian visi, misi, dan tujuan institusi
  2. pengenalan diri, utamanya untuk menggali potensi yang dimiliki
  3. penyusunan program pengembangan institusi
  4. pengembangan semangat perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) dalam institusi
  5. kaderisasi kepemimpinan program studi dengan melibatkan dosen baru/muda dalam evaluasi diri

Dalam konteks rekareditasi, sebenarnya kapan seharusnya proses evaluasi diri dilaksanakan? Misal program studi saya menerima hasil proses reakreditasi pada bulan Desember 2016, maka akreditasi akan daluwarsa pada bulan Desember 2021. Untuk itu batas pengumpulan dokumen akreditasi dan kelengkapannya adalah 6 bulan sebelum daluwarsa, yaitu Juni 2021. Tentunya karena penyusunan dokumen memerlukan waktu, maka periode pengumpulan data TS dapat ditentukan 2019-2020, yang kemudian ditarik mundur sehingga TS-1 adalah 2018-2019, dan TS-2 adalah 2017-2018. Dalam istilah saya "argo" data borang prodi saya sudah mulai berjalan sejak September 2017 dan berakhir pada Agustus 2020. Pertanyaannya adalah apa saja yang harus dilakukan oleh prodi saya untuk dapat meraih status akreditasi terbaik. Untuk itulah perlu dilakukan proses perencanaan aktivitas apa saja yang dapat dilaksanakan melalui Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT) yang dapat menunjang pemenuhan standar akreditasi. Proses perencanaan itu idealnya diawali dengan proses evaluasi diri. Jadi perlu adanya perubahan cara pandang yaitu kalau biasanya proses evaluasi diri dianggap hanya dilaksanakan di akhir siklus akreditasi, biasanya setelah penyusunan borang akreditasi selesai, maka semestinya proses evaluasi diri dilakukan secara berkala dan justru dimulai di awal siklus akreditasi.

Gambar 1 Siklus evaluasi diri

Proses evaluasi diri berawal dari visi prodi yang merupakan gambaran tentang keadaan prodi pada suatu masa di masa depan. Untuk membuat visi lebih konkrit dan dapat diukur maka diperlukan parameter pencapaian visi berupa sasaran mutu prodi dan parameter dari eksternal seperti parameter borang akreditasi BAN-PT ataupun parameter lain yang dipandang dapat merepresentasikan visi prodi. Parameter inilah yang akan dijadikan benchmark ketercapaian visi prodi.

Setelah parameter ketercapaian visi ditetapkan, langkah berikutnya adalah pengumpulan data-data mengenai kondisi aktual prodi. Dari data kondisi aktual prodi inilah dapat disusun prediksi skor akreditasi prodi dengan menggunakan Buku 6 Matriks Penilaian Akreditasi yang dapat dianggap sebagai potret prodi. Berdasarkan potret prodi tersebut dilakukan analisis SWOT untuk merumuskan kelebihan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang dimiliki prodi.

Hasil analisis SWOT dapat dikembangkan lebih lanjut dengan analisis akar masalah atau Root Cause Analysis dengan mengasumsikan kelemahan adalah indikator terdapat masalah yang harus kita pecahkan. Analisis akar masalah dilakukan untuk melakukan identifikasi masalah. Masalah yang kita hadapi sering kali hanya merupakan gejala bukan akar masalah sesungguhnya. Ibarat penyakit pusing adalah temperatur badan yang tinggi gejala, tapi untuk dapat menemukan penyakit sesungguhnya dan menentukan obatnya diperlukan diagnosis mendalam. Dalam konteks evaluasi diri RCA digunakan untuk menemukan akar masalah dari suatu masalah yang tampak, yang bisa jadi hanya merupakan gejala dari masalah yang sesungguhnya. RCA dapat dikombinasikan dengan metode 5 Why dan dikembangkan menggunakan representasi mindmap.

Untuk memecahkan akar masalah yang telah teridentifikasi dari RCA maka disusun daftar solusi alternatif untuk masing-masing akar masalah.

Berikutnya dilakukan seleksi untuk memilih solusi yang diprioritaskan berdasarkan kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan yang dimiliki prodi. Dari solusi prioritas ini disusun program pengembangan prodi yang dilengkapi dengan jadwal pelaksanaan. Tentunya diharapkan bahwa program pengembangan yang disusun ini dapat meningkatkan kinerja prodi yang pada akhirnya bermuara pada terpenuhinya parameter akreditasi BAN-PT yang dituju.

Untuk mengevaluasi hasil pelaksanaan program pengembangan maka siklus evaluasi diri ini akan dilaksanakan secara berkala, misal setahun sekali, sehingga siklus evaluasi diri ini dapat terinternalisasi bagi seluruh komponen prodi dalam rangka perbaikan berkelanjutan (continuous improvement). Suatu saat dimungkinkan bahwa hasil evaluasi diri mengidentifikasikan bahwa sebagian/seluruh parameter visi prodi telah terpenuhi yang tentunya perlu ditindaklanjuti dengan perubahan visi prodi.

Diharapkan dengan perubahan cara pandang yang dilajutkan dengan penerapan siklus ini, evaluasi diri bukan hanya disusun sebagai kelengkapan dari proses reakreditasi, namun pula sebagai bagian dari proses perbaikan berkelanjutan dan penjaminan mutu.

Referensi

Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi. (2010). Pedoman Evaluasi-Diri Untuk Akreditasi Program Studi dan Institusi Perguruan Tinggi. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi.

Leave a Reply

*

It sounds like SK2 has recently been updated on this blog. But not fully configured. You MUST visit Spam Karma's admin page at least once before letting it filter your comments (chaos may ensue otherwise).