Kontekstualisasi Perbaikan Berkelanjutan dalam Rangka Penjaminan Mutu di Level Program Studi

Salah satu kesulitan yang sering dialami saat mengembangkan dan menerapkan sistem penjaminan mutu adalah resistansi dan sikap skeptis dari banyak pihak. Saya juga termasuk yang awalnya skeptis dengan penjaminan mutu. Dulu saya menganggap penjaminan mutu hanyalah hal-hal terbatas yang terkait dengan audit. Selama menjadi dosen hampir setiap tahun saya harus menghadapi audit, khususnya Audit Mutu Internal (AMI), baik sebagai kepala laboratorium maupun pengurus prodi. Dan bukan rahasia lagi bahwa audit sering dianggap sebagai beban, harus mengisi ini itu serta mencari data ini itu.

Resistensi dan sikap skeptis tersebut salah satunya menurut saya disebabkan bahwa selama ini saya belum dapat merasakan pentingnya audit (secara khusus) dan penjaminan mutu (secara umum) dalam konteks lingkup penyelesaian pekerjaan saya, baik sebagai dosen, kepala laboratorium, ataupun sebagai pengurus program studi. Saya diberi tahu bahwa secara umum audit dan penjaminan mutu memiliki tujuan besar yaitu perbaikan berkelanjutan, dan itu saya tahu itu baik, tapi apa itu "perbaikan berkelanjutan" belum dapat saya hubungkan dengan tugas-tugas saya. Bahkan pernah terpikir jangan-jangan segala kerumitan dan kerepotan yang (terpaksa) dilakukan untuk penjaminan mutu hanya diperlukan dalam rangka menyatakan ke pihak luar "ini lho institusi saya telah memiliki dan menerapkan sistem penjaminan mutu".

Sikap skeptis saya semakin bertambah saat Badan Penjaminan Mutu (BPM) di institusi kami mulai menerapkan borang AMI untuk prodi yang mengadopsi borang akreditasi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Waktu itu sebagai pengurus prodi saya berpikir beban pengurus prodi akan bertambah karena prodi harus menyiapkan data, menghitung poin, mengisi borang, menghadapi visitasi audit, dan menyiapkan perbaikan atas hasil audit setiap tahunnya. Jadi saya merasa seolah-olah setiap tahun prodi harus "menyiapkan akreditasi" untuk durasi waktu setahun.

Sikap skeptis saya mulai berkurang dan bahkan hilang pada suatu waktu saat menjadi pengurus prodi. Saat itu prodi kami harus menghadapi tiga proses dalam jangka waktu yang hampir bersamaan, yaitu penyiapan reakreditasi BAN-PT, penyusunan proposal hibah prodi, dan peninjauan kurikulum. Beberapa hal yang menyebabkan menghilangnya sikap skeptis saya adalah pertama pada saat menyiapkan reakreditasi BAN-PT, khususnya penyusunan borang akreditasi, saya merasa isian borang akreditasi bukan lagi seperti soal ujian yang sulit sehingga menjadi momok menakutkan. Hal ini disebabkan saya sudah pernah melihat "soal" tersebut (butir-butir borang akreditasi) dan mencoba menjawabnya saat AMI karena butir-butir AMI saat itu hampir seluruhnya mengadopsi butir borang akreditasi. Kemudian kedua saat proses pencarian data saya merasa lebih mudah karena praktis tiap tahunnya kami telah mengumpulkan data untuk durasi setahun saat AMI. Yang perlu dilakukan saat pengumpulan data borang akreditasi adalah merekapitulasi data tahunan yang diperoleh dari AMI. Tentunya tetap ada data dan terutama bukti tambahan untuk melengkapi borang akreditasi, tapi secara umum tidak semerepotkan seperti saat belum "dipaksa" mengumpulkan data AMI tiap tahunnya.

Ketiga karena telah mendapatkan hasil penilaian AMI kami jadi tahu skor butir-butir borang AMI (yang juga sekaligus adalah butir-butir borang akreditasi) mana saja yang kurang, yang dapat diperbaiki dan ditingkatkan jauh-jauh hari sebelum menghadapi proses reakreditasi. Hal ini tentunya berbeda dengan proses reakreditasi sebelumnya, yaitu kami baru tahu simulasi perkiraan skor akreditasi saat telah selesai menyusun borang akreditasi, sehingga jika terdapat butir dengan skor yang kurang tidak memiliki (banyak) waktu untuk memperbaikinya.

Keempat dalam hubungannya dengan penyusunan proposal hibah dan peninjauan kurikulum, dengan adanya hasil evaluasi melalui AMI prodi dapat lebih mudah mengidentifikasikan masalah apa yang terdapat di prodi. Dalam konteks hibah, sebenarnya proposal adalah usulan program yang disusun dalam konteks penyelesaian masalah. Sebelumnya kami pernah dua kali gagal mengikuti seleksi program hibah prodi yang diselenggarakan institusi kami. Setelah dievaluasi ternyata kelemahannya adalah karena program yang diusulkan kurang memiliki "benang merah" dengan masalah yang dihadapi. Hal ini disebabkan kami mencari ide program terlebih dahulu baru kemudian menyusun evaluasi diri. Jadi karena bukan diawali oleh identifikasi masalah maka antara program yang disusun dengan hasil evaluasi diri biasanya hanya dicocok-cocokkan. Setelah kegagalan dua kali mengajukan hibah prodi, kami memperbaiki proses penyusunan hibah dengan memanfaatkan hasil AMI untuk mengidentifkasikan masalah prodi, kemudian menyusun alternatif pemecahannya dan berikutnya baru memilih solusi pemecahan untuk program pengembangan.

Dalam konteks peninjauan kurikulum, hasil dari AMI dapat menjadi umpan balik. Misalnya saat itu kami mengidentifikasikan masalah terkait lama studi. Setelah ditelusur lebih lanjut faktor penyebabnya setidaknya ada tiga, yaitu tingkat pengulangan mata kuliah yang tinggi serta lamanya pelaksanaan KP dan TA. Dari identifikasi masalah tersebut kami melakukan perubahan-perubahan dalam kurikulum kami, baik dari struktur kurikulum, peraturan/ketentuan akademik, maupun pedoman KP dan TA. Saat ini meskipun lama studi masih belum ideal (rata-rata masih lebih dari empat tahun) tapi setidaknya sudah lebih baik dibanding sebelumnya.

Dari cerita di atas saya menarik kesimpulan, bahwa sebenarnya resistansi dan sikap skeptis saya terhadap audit dan penjaminan mutu bukan karena kesenjangan pengetahuan yaitu saya tidak tahu bahwa audit dan penjaminan mutu itu bertujuan baik. Bukan pula karena kesenjangan ketrampilan yaitu saya tidak memiliki ketrampilan untuk melaksanakannya. Tapi lebih karena kesenjangan motivasi, yang antara lain dapat dicirikan dengan kalimat "saya tahu tapi saya tidak melakukannya" atau "saya tahu dan saya terpaksa melakukannya" (Dirksen, 2012). Untuk itu salah satu hal yang dapat dilakukan untuk mengurangi kesenjangan motivasi adalah dengan melakukan kontekstualisasi yaitu menghubungkan penjaminan mutu dengan dalam konteks (situasi yang dihadapi) prodi. Pada saat melakukan sosialisasi ataupun pelatihan penjaminan mutu di level prodi tidak hanya menjelaskan apa dan bagaimana penjaminan mutu (aspek what dan aspek how) tapi perlu ditunjukkan bahwa proses penjaminan mutu mendukung hal-hal yang dianggap penting dan bermakna di prodi (aspek why). Lebih jauh lagi adalah bagaimana mengintegrasikan proses penjaminan mutu dengan proses yang dilakukan prodi dan mengembangkan instrumen dan perangkat pendukung penjaminan mutu yang dapat memudahkan prodi dalam menjalankan penjaminan mutu. Contoh sederhana adalah jika saya sudah sadar bahwa penjaminan mutu itu penting dan berhubungan dalam konteks pekerjaan saya, maka saya tetap akan merasa berat saat misalnya kesulitan mencari data atau bahkan hal yang nampak sepele, yaitu perbedaan format data. Terkait dukungan dalam bentuk instrumen dan perangkat pendukung tentunya terlalu luas untuk dibahas pada tulisan singkat sehingga nampaknya memerlukan pembahasan tersendiri. Dalam tulisan ini saya lebih meyoroti hal apa yang dianggap penting dan bermakna di level prodi yang dapat dijadikan "kendaraan" dalam proses penjaminan mutu prodi.

Menurut saya setidaknya ada dua hal yang (dapat dianggap) penting dan bermakna yang dapat dijadikan konteks penjaminan mutu di prodi, yaitu akreditasi dan kurikulum. Untuk poin pertama yaitu akreditasi saya kira cukup jelas bahwa umumnya akreditasi dianggap penting oleh prodi. .Apalagi sebenarnya akreditasi adalah memang proses penjaminan mutu eksternal. Jadi untuk saya akreditasi dapat dijadikan dasar dan awal pengembangan sistem penjaminan mutu (internal) di lvel prodi. Kenapa, ya sederhana saja karena lebih konkrit untuk prodi. Dari instrumen akreditasi kita bisa melihat jelas apa yang dituju, apa saja butir-butirnya, apa saja kriteria untuk masing-masing butir dan bagaimana menilai butir-butir akreditasi tersebut. Yang dimaksud sebagai dasar pengembangan adalah bahwa kriteria akreditasi dijadikan kriteria yang akan digunakan untuk menilai keunggulan prodi, jadi proses perbaikan berkelanjutan yang dilaksanakan melalui penjaminan mutu ditujukan untuk meraih kriteria keunggulan berupa kriteria akreditasi. Berikutnya saya katakan sebagai awal pengembangan karena bagaimanapun hasil akreditasi sebagai bukti keunggulan suatu prodi tentunya tidaklah sempurna. Ada hal-hal yang menjadi ciri spesifik keunggulan prodi yang tidak tercantum melalui kriteria akreditasi. Di Prodi kami dikenal dua istilah, yaitu keunggulan formal dan keunggulan faktual. Akreditasi adalah contoh bukti keunggulan formal yang perlu dilengkapi dengan keunggulan faktual, yaitu keunggulan yang lebih nyata dalam bentuk output ataupun kontribusi suatu prodi. Terkadang terdapat kesenjangan antara kedua keunggulan tersebut.. Misalnya belum lama ini saya berkunjung ke suatu prodi di luar institusi saya yang memiliki output dan kontribusi luar biasa bukan hanya di bidang akademik (memiliki keunggulan faktual) tapi status akreditasinya sebagai penanda keunggulan formal masih B. Atau sebaliknya pernah mendengar kegalauan salah seorang pembicara tentang prodinya yang telah berstatus akreditasi A (memiliki keungulan formal) namun dari dalam beliau merasa prodinya belum memiliki keunggulan faktual. Kasus lain misalnya suatu saat dimungkinkan bahwa ada prodi yang dapat melampaui sebagian besar/seluruh kriteria akreditasi tentunya perlu adanya penambahan dan/atau peningkatan kriteria yang digunakan sebagai tolok ukur keunggulan prodi.

Poin kedua adalah kurikulum. Dalam tulisan saya yang lain saya sampaikan bahwa dengan diterapkannya Kepmenristekdikti no. 44/2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi maka kurikulum menjadi berpusat pada capaian pembelajaran, yaitu bahwa capaian pembelajaran menjadi acuan bagi ketujuh standar pendidikan yang lain. Di sisi lain kurikulum berpusat pada capaian pembelajaran memiliki makna bahwa sebenarnya capaian pembelajaran merupakan salah satu kriteria yang perlu diusahakan untuk dipenuhi oleh setiap prodi melalui proses penyelenggaraan prodi. Tentunya dalam upaya pemenuhan capaian pembelajaran diperlukan upaya-upaya perbaikan berkelanjutan sehingga diperoleh mutu lulusan yang bermutu. Konsep kurikulum sebagai dasar penjaminan mutu sebanarnya bukan konsep baru. Saya memperoleh informasi dari beberapa kolega yang prodinya telah memperoleh akreditasi internasional, bahwa proses penjaminan mutu pembelajaran dalam rangka pemenuhan capaian pembelajaran memang menjadi salah satu aspek penting dalam proses penilaian akreditasi.Bahwa melalui proses penjaminan mutu pembelajaran dilakukan pengukuran pemenuhan capaian pembelajaran dan pengumpulan umpan balik dari pemangku kepentingan yang hasilnya dijadikan dasar evaluasi pembelajaran untuk kemudian dilakukan upaya-upaya perbaikan yang berkelanjutan untuk dapat menghasilkan lulusan yang memenuhi capaian pembelajaran lulusan.

Dari uraian di atas maka saya mengusulkan sistem penjaminan mutu di prodi diimplementasikan melalui dua siklus utama, yaitu siklus pertama adalah siklus akreditasi yang terkait penyelenggaraan prodi secara umum dan siklus kedua adalah siklus kurikulum yang secara spesifik terkait dengan salah satu "bisnis utama" prodi yaitu pembelajaran. Penjelasan mengenai siklus akreditasi dapat dibaca pada tulisan saya berikut, sedangkan untuk contoh siklus kurikulum disinggung di bagian Penjaminan Mutu Bidang Pendidikan pada tulisan saya berikut yang insya Allah akan saya lengkapi penjelasannya di waktu mendatang.

Demikian sekelumit cetusan dan rangkuman ide tentang kontekstualisasi upaya perbaikan berkelanjutan dalam rangka penjaminan mutu di level prodi. Semoga bermanfaat.

Disusun oleh Agung Nugroho Adi – Prodi Teknik Mesin UII Yogyakarta

Referensi

Dirksen, J. (2012). Design for how people learn. Berkeley, CA: New Riders.

Leave a Reply

*

It sounds like SK2 has recently been updated on this blog. But not fully configured. You MUST visit Spam Karma's admin page at least once before letting it filter your comments (chaos may ensue otherwise).